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Crear Vehiculo

Es fundamental para el sistema una buena creación de vehículos, pues de esta información dependerán las alertas de mantenimiento, el ingreso correcto del combustible y una acertada proyección de mantenimientos. 

Para crear los vehículos de su flota, el sistema le ofrece dos formas de hacerlo: Manualmente (como se explica a continuación) o a través de la "Importación desde Archivo". 

Para la creación manual del vehículo, siga estos pasos:

  1. Clic en menú Vehículos > Catálogo de Vehículos
  2. Clic en la opción "Nuevo Vehículo"

  1. Ingrese la identificación del vehículo y presione sobre el botón "Verificar". Este paso valida que el vehículo no hubiese sido creado previamente.
  2. Ingrese los campos del formulario y presione sobre el botón "Crear"

El sistema le permite crear una información completa del vehículo, para esto debe diligenciar las siguientes pestañas:

Datos Básicos

En el formulario de los Datos Básicos se configuran los aspectos mas relevantes de la configuración del vehículo. tales como: marca, línea, tipo de vehículo, modelo, color, tipo de medición, combustible. 

  • Seleccione de la lista la "Marca" y la "Línea" del vehículo. Esta configuración de "Marca" y "Línea" la puede personalizar a través de la opción: Empresa > Configuración > Vehículos > Marcas y Líneas. Si aún no ha creado dicha configuración puede utilizar la opción del menú diseñada para tal fin. 
  • Seleccione en el campo "Tipo Vehículo", la opción más ajustada a las especificaciones del vehículo, ya que de ésta dependerán varias configuraciones en el sistema. Si no existe el concepto, puede crearlo directamente seleccionando el elemento llamado "Nuevo Tipo Vehículo" .
  • El campo "Tipo de Medición" indica la unidad de medida para el recorrido o tiempo de operación del vehículo, por ejemplo: Kilómetros, Horas, Millas, Etc.
  • El campo "Tipo de Trabajo" indica el nivel de trabajo que se le asigna al vehículo. Los niveles existentes son: Bajo, Normal ó Severo. Es importante tener en cuenta esta configuración  al momento de crear un vehículo, ya que de ésta configuración dependerá parte de la configuración de la periodicidad de los trabajos. 
  • En el campo "Combustible 1" se especifica el combustible principal que emplea el vehículo. En el campo  "Combustible 2" se puede especificar otro tipo de combustible auxiliar que use el vehículo. 

Nota

Los campos señalados con * se deben diligenciar de forma obligatoria.

Uso del Vehículo

El sistema le permite asignar al vehículo diferentes parámetros de distancia y horas de trabajo para cada vehículo.

Tenga en cuenta que con esta configuración, el sistema le mostrara el indicador de disponibilidad por tipo de vehículo, así como la proyección de las fechas de los mantenimientos programados en medición.

Usted puede configurar los siguientes parámetros de uso:

  • Distancia máxima por día, es la distancia máxima que el vehículo puede recorrer en un día
  • Distancia por día, corresponde a la distancia promedio que el vehículo recorre por día
  • Horas Operativas, corresponde a las horas mensuales que el vehículo debe estar disponible para la operación.
  • Horario de Trabajo, corresponde al horario de trabajo que tiene el vehículo en la semana.

Se debe tener en cuenta, para obtener una informacion confiable sobre la disponibilidad del vehículo de acuerdo al tiempo que pasa en mantenimiento, es necesario realizar una correcta configuración de "Horas operativas" y en el "Horario de trabajo", en el siguiente enlace podrá ver como se realiza esta configuración.

uso_vehiculo.png

Datos de Agrupación

Asigne cada vehículo a una Ciudad, Centro de Costo, Primer Grupo y/o Segundo Grupo, con esto podrá distribuir  los diferentes gastos del vehículo por centro de costos, además crear consultas con múltiples opciones para filtrar. 

  • En el campo "Ciudad" seleccione la ciudad a la cual estará asignado el vehículo en su operación.
  • En el campo "Centro de Costo" seleccione el centro de costo que más le convenga. Es importante anotar que este concepto de centro costo en la mayoría de empresas tiene una connotación contable, pero cada usuario podrá destinarle el uso que más beneficios le represente. Valga anotar que no es necesario crear en este campo vehículo, pues el sistema predeterminadamente toma el vehículo como centro de costo principal. Si no existe el concepto.
  • Adicionalmente puede asignar el vehículo a un "Primer Grupo" e incluso a un "Segundo Grupo", creados por el usuario según la necesidad de su operación. Ambos como un concepto más de segmentación de la flota.

Mas Datos

Todos los campos de este formulario son opcionales. Ofrecen información adicional del vehículo. Contienen campos como: Nro. Motor, Nro Serie.  

Compra

En esta pestaña usted podrá ingresar información asociada a la compra del vehículo, de esta forma contara con una hoja de vida completa, datos como: Fecha Compra, Medición de compra, Precio de compra.

Para finalizar con la creación del vehículo, presione sobre el botón "Crear"

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